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현재 로컬매장에서 사용하고 있는 POS 시스템을 사용하여 정산하는 방법, 그리고 이와 관련한 전반적인 내용을 기술했다. 참고로 POS 소프트웨어는 태일포스시스템 에서 개발된 프로그램(v1.1.180)을 사용하며, 하드웨어는 해성정보통신으로부터 구입한 라벨프린터와 올인원 PC, 계산대를 사용하고 있다.

로컬매장 운영 전체 프로세스

  1. 순서 있는 목록생산자가 팔고싶은 상품을 매장에 가져오면, 거래처등록 후에 상품등록을 한다. 생산자에게 운영규칙(생산자앱 포함)을 설명하고, 출하약정서와 기획생산 동의서를 작성하게 한다.
  2. 생산자가 판매가격이 적힌 라벨스티커를 상품에 부착 후, 매대에 진열한다.
  3. 소비자가 상품을 구입하면, 해당 상품의 매출이 등록된 거래처 아래에 입력 저장된다. 참고로 이렇게 한번 저장된 매출데이터는 변경할 수 없다. 이 데이터를 기반으로 주간정산(개인생산자), 월간정산(법인생산자)을 하게 된다.

정산업무 개요

POS 프로그램 상에서 엑셀파일을 다운로드 받아서 이를 가공하여 회계담당자에게 넘겨주어야 한다. 정산은 총 3가지 종류로 나뉜다.

정산 데이터 만들기

주간 정산

POS 프로그램에서 '거래처별&상품별'로 매출데이터를 얻을 수 없기 때문에 거래처별 매출데이터와 상품별 매출데이터를 각각 받아서 이를 합쳐야 한다. 하나의 엑셀파일은 총 5개의 시트로 구성된다.

거래처목록

POS 프로그램에서 거래처목록(20xxx)을 다운받아 그대로 복사 후 붙여넣기한다.

상품목록

POS 프로그램에서 전체 상품목록을 다운받아 그대로 복사 후 붙여넣기한다.

매출데이터

아래는 가공해서 만들어진 최종 매출데이터의 포맷이다.

날짜 거래처코드 거래처명 분류 면과세 관리자 매입여부 수수료 정산주기 바코드 상품명 규격 순판매수량 순매출 판매수수료 지급액
2021-08-01 20100 (주)우리밀 (333)과자 과포 괴산먹거리 매입 14 0 8803385060124 우리밀발아통밀웨하스_80g 80g 2 4000 560 3440
항목 설명 가공여부 가공함수
날짜 매출이 발생한 날짜 X
거래처코드 거래처코드 X
거래처명 거래처명 X
분류 상품 카테고리 O =VLOOKUP(J2,상품목록!$B$2:$AS$1168,22,FALSE)
면과세 과세여부(면세 / 과세) O =VLOOKUP(J2,상품목록!$B$2:$AS$1168,31,FALSE)
관리자 정산할 주체(괴산먹거리 / 한살림) O =VLOOKUP(J2,상품목록!$B$2:$AS$1168,34,FALSE)
매입여부 정산방식(매입 / 수수료) O =VLOOKUP(J2,상품목록!$B$2:$AS$1168,33,FALSE)
수수료 매장수수료(13%-수수료농산 / 16%-수수료가공 / 26%-수수료간이과세생산자가공 / 11%-매입농산 / 14%-매입가공) O =VLOOKUP(J2,상품목록!$B$2:$AS$1168,44,FALSE)
정산주기 정산하는 주기(0-매입 / 7-주간정산 / 30-월간정산) O =VLOOKUP(J2,상품목록!$B$2:$AS$1168,23,FALSE)
바코드 상품코드 X
상품명 상품이름 X
규격 상품중량 X
순판매수량 반품수량을 계산한 실제 판매수량 X
순매출 순판매수량에 판매가를 곱한 실제 매출액 X
판매수수료 순매출에서 수수료를 곱한 금액 O =U2*H2*0.01
지급액 순매출에서 판매수수료를 뺀 금액 O =U2-AC2

매출데이터 시트(주정산용) 만드는 과정

  1. 날짜로 디렉토리를 만든다(excel 디렉토리 아래)
  2. POS 프로그램에서 '매출관리 → [거래처별]매출분석' 메뉴 실행한다.
  3. 날짜를 지정하고, 거래처코드에는 '20' 을 입력하고 검색을 실행한다. '엑셀' 버튼을 눌러 다운로드 받아 실행한다. 이곳에 있는 거래처들이 매출이 발생한 곳들이다. 이 파일로는 어떤 상품이 판매되었는지 알 수 없다.
  4. POS 프로그램에서 '매출관리 → [거래처별]매출분석' 메뉴 실행한다.
  5. 날짜를 지정하고, 다운받은 엑셀파일에서 매출이 발생한 거래처코드를 하나씩 입력하고, '거래처상품' 탭을 선택, 그리고 검색을 실행한다.
  6. '엑셀' 버튼을 눌러 다운로드하고는 생성된 파일명을 거래처이름으로 변경한다. 5번과 6번 과정을 반복하면서 매출이 발생한 거래처명의 엑셀파일들을 얻는다. 예를들어 하루 40 곳의 거래처 매출이 발생했다면, 40개의 파일이 생성된다.
  7. 앞서 만든 파일들을 하나의 파일로 합친다. 이때 가장 왼쪽의 '순번' 항목을 삭제하고, '날짜' 항목을 추가하고, 날짜를 입력한다. 작업이 끝나면, 해당 날짜 디렉토리 아래에 하나의 매출데이터 양식의 파일이 만들어진다.
  8. 주간정산이라면, 앞서 만든 7개의 파일을 합쳐서 하나의 파일로 만든다.

정산테이블(공식)

앞서 만든 매출데이터 시트를 이용해서 피벗테이블을 생성한다. 필드정보는 아래와 같다.

정산주기는 7로 지정한다. 피벗테이블 옆에는 정산대상 생산자명과 합산 금액을 적는다.

정산대상자

정산내역서 문자를 발송하기 위한 정산 대상 거래처명과 거래처코드를 입력한다.

월간 정산

주간 정산 과정과 크게 다르지 않다. 차이점이라면 7일이 아닌 한달 간의 매출데이터를 취합해서 만든다.

매출데이터 시트(월정산용) 만드는 과정

거래처코드 거래처명 분류 면과세 관리자 매입여부 수수료 정산주기 바코드 상품명 규격 순판매수량 순매출 판매수수료 지급액
20100 (주)우리밀 (114)혼합곡/보리/유색미 면세 괴산먹거리 매입 11 0 8803385030028 무농약국산귀리_500g 500g 1 6000 660 5340
  1. POS 프로그램에서 '매출관리 → [거래처별]매출분석' 메뉴 실행한다.
  2. 날짜를 지정하고, 거래처코드에는 '20' 을 입력하고 검색을 실행한다. '엑셀' 버튼을 눌러 다운로드 받아 실행한다. 이곳에 있는 거래처들이 매출이 발생한 곳들이다. 이 파일로는 어떤 상품이 판매되었는지 알 수 없다.
  3. POS 프로그램에서 '매출관리 → [거래처별]매출분석' 메뉴 실행한다.
  4. 날짜를 지정하고, 다운받은 엑셀파일에서 매출이 발생한 거래처코드를 하나씩 입력하고, '거래처상품' 탭을 선택, 그리고 검색을 실행한다.
  5. '엑셀' 버튼을 눌러 다운로드하고는 생성된 파일명을 거래처이름으로 변경한다. 5번과 6번 과정을 반복하면서 매출이 발생한 거래처명의 엑셀파일들을 얻는다. 예를들어 한달 100 곳의 거래처 매출이 발생했다면, 100개의 파일이 생성된다.
  6. 앞서 만든 파일들을 하나의 파일로 합친다.

나머지 거래처목록, 상품목록, 정산대상자 시트는 주간 정산 때와 동일하다.

정산테이블(공식)

필드정보는 주간 정산과 동일하며, 정산주기가 30일로 지정한다.

한살림 정산

매출데이터는 월간 정산 시 사용한 것을 그대로 사용하지만, 아래처럼 추가로 가공해야할 데이터가 있다.

매출데이터_한살림

거래처코드 거래처명 분류 면과세 관리자 매입여부 수수료 정산주기 바코드 상품명 규격 순판매수량 순매출 판매수수료 지급액 수수료율(한살림) 분류코드 숫자변환 수수료구분(한살림) 수수료(한살림)
20071 흙살림(주) (335)과즙/발효/전통/음용식초 과포 괴산먹거리 매입 14 0 8809327470181 더좋은 토마토주스_500ml 500ml 6 30000 4200 25800 14 335 335 가공 4200
항목 설명 가공여부 가공함수
수수료율(한살림) 11(농산) 또는 14(반찬) O =IF(COUNT(FIND(“13”,G2,1)),“11”,IF(COUNT(FIND(“16”,G2,1)),“14”, IF(COUNT(FIND(“11”,G2,1)),“11”, IF(COUNT(FIND(“14”,G2,1)),“14”, IF(COUNT(FIND(“5”,G2,1)),“5”, IF(COUNT(FIND(“26”,G2,1)),“14” ))))))
분류코드 해당상품이 농산인지 가공인지 반찬인지 확인하기 위해 분류코드를 추출 O =MID(C2,2,3)
숫자변환 분류코드를 숫자형으로 변환 O =VALUE(AE2)
수수료구분(한살림) 농산 또는 가공 또는 반찬 O =IF(AF2<299,“농산”, IF(AF2<349,“가공”, IF(AF2<359,“반찬”, “가공”)))
수수료(한살림) 순매출 * 수수료율(한살림) * 0.01 의 값 O =T2*AD2*0.01

정산테이블_한살림

앞서 만든 매출데이터_한살림 시트를 이용해서 피벗테이블을 생성한다. 필드정보는 아래와 같다.

정산테이블_한살림(면과세)

역시 앞서 만든 매출데이터_한살림 시트를 이용해서 피벗테이블을 생성한다. 필드정보는 아래와 같다.

피벗테이블 옆에 추가로 테이블을 작성한다.

행 레이블 합계 : 순매출 합계 : 수수료(한살림) 순매출(면세)-수수료(한살림) 순매출(과세)-수수료(한살림) 합계
20004 114,500 12,595
이길재 114,500 12,595
면세 114,500 12,595 101,905
20006 5,500 605
민동식 5,500 605
면세 5,500 605 4,895
20007 14,550 1,601
유상진 14,550 1,601
면세 14,550 1,601 12,950
20009 40,000 5,600
둔율올갱이 40,000 5,600
과포 40,000 5,600 34,400
항목 설명 가공여부 가공함수
순매출(면세)-수수료(한살림) 생산자의 매출면세금액에서 수수료를 뺀 금액 O =IF(A4=“면세”,B4-C4,“”)
순매출(과세)-수수료(한살림) 생산자의 매출과세금액에서 수수료를 뺀 금액 O =IF(A4=“과포”,B4-C4,“”)

문자발송하기

주간, 월간 정산데이터를 만들었다면, 정산대상자들에게 정산내역서를 문자로 발송해야 한다. 각 생산자들의 연락처는 POS 프로그램의 '거래처관리' 메뉴에서 얻을 수 있다. 이를 구글 주소록에 등록하고, https://messages.google.com/web/conversations 에 접속해서 문자를 보내면 된다.

매입관리하기

현재는 별도의 재고관리를 하지 않기때문에 필요하지 않지만, 만일의 경우를 대비하여 재고관리를 하는 방법을 설명한다. 재고관리를 한다는 것은 상품을 매입한다는 것이다. 매장에 입고된 상품의 갯수를 등록한 후, 판매될 때마다 차감이 된다.

매입 잡기

  1. 포스온 POS 관리프로그램에서 '매입관리' 메뉴의 '매입관리'를 선택한다.
  2. '등록' 버튼을 클릭하면 '매입등록관리' 라는 별도의 탭이 생성된다.
  3. 오른쪽 상단의 '자료호출'을 누른다.
  4. 매입을 잡으려는 '거래처'를 선택하고, 검색을 누르면, 해당 상품들의 출력되고, '수량' 항목을 입력할 수 있다.
  5. 매입된 숫자를 입력하고, '등록' 버튼 또는 Insert 키를 누른다.
  6. 왼쪽 하단에 '매입검수' 항목이 '검수상태'라면 클릭한다.
  7. 새로운 창이 뜨면서, '검수대기' 항목 아래의 '순번' 항목의 해당 건을 클릭한다.
  8. '검수 수량'을 입력한다(이때 기존의 매입 수량과 동일하게 입력하고 '엔터' 를 입력한다.
  9. '저장'을 누르고, '종료'를 누른다.

여기까지가 매입을 잡는 순서다. 이제 제대로 입력이 되었는지 확인해야 한다. '상품 관리' 메뉴에서 해당 상품을 선택하고, '현재고' 항목의 숫자가 맞는 지 확인한다.