물건을 주문(발주)하고, 주문받는(수주) 과정에 필요한 업무를 수발주라 한다. 업무의 순서는 대략 이렇다.

1. 상대방(거래처)이 약속된 수단(ERP/카톡/메일/전화)을 이용하여 받은 수발주 데이터를 ERP 에 발주서를 입력한다.
2. '완료' 상태의 발주서를 공급담당자 조회하고 일정을 잡는다.

현재 기준(2022/1) 7곳의 거래처로부터 수발주를 받는다.

거래처가 https://cs.ecount.com/ 에 접속하여 미리 설정된 ID/PW 를 이용해 로그인한다. '주문서'를 입력하고 저장한다. 저장하는 순간, 메일과 앱 푸시가 뜬다.

담당자(김xx)가 '재고I - 영업관리 - 주문서 - 주문서조회' 메뉴에서 해당 거래처의 주문서를 항목을 확인한다. '참조'란에 발주처를 입력하고, 프로젝트에 해당 프로젝트를 입력한다.
이후 '진행상태변경' 을 통해 상태를 '완료' 로 변경한다.

'재고I - 구매관리 - 발주계획입력' 메뉴을 통해 입력한다.

'주문' 탭을 눌러, 앞서 입력된 주문서를 불러올 수 있다(이때 상태가 '완료'가 되어야 한다).

저장한다.

'재고I - 구매관리 - 발주서 - 발주서입력' 메뉴에서 '계획' 버튼을 눌러, 앞서 입력한 '발주계획서'를 불러온다.

'발주계획서 종결' 을 클릭하고 저장한다. '발주서조회' 메뉴에서 해당 발주서 건을 선택 후, 하단의 'Email/카카오톡' 을 클릭한다.
이미 입력된 해당 물품 거래처의 수발주 담당자에게 발주서가 송부된다.

카톡으로 발주내역을 받으면, 주문서 → 발주계획서 → 발주서를 입력하여 진행한다.

담당자가 발주계획서를 입력하면, 이를 불러서 발주서를 입력하여 진행한다.

공급 담당자가 주 1회 목요일에 가기 때문에, 수요일 이전에 수발주 상품을 준비해야 한다.

한가지 품목(쌀/월드그린)만을 주문한다. 월드그린에서는 10포 이상 발주해야만 센터로 배송해준다. 보통 한 달에 각각 쌀 10kg 8포를 주문하는데, 미리 16포를 발주한다.

1. '재고불러오기' 버튼 클릭
2. '납기방법/비고' 에 입고날자와 배송날짜, 그리고 방법(픽업/센터입고/택배/재고사용/로컬매장입고)을 병기할 것 ex) 1/24(픽업) 또는 1/24(센터입고), 1/25(배송)

1. 별별농부 주문 건은 프로젝트명을 '별별농부' 로 할 것
2. 오창/흙살림/농가 주문 건은 프로젝트명을 '임산부'로 할 것
3. 발주서 입력 후, 엑셀로 다운받아, 텔레그램 '수발주' 방에 공유할 것
4. 발주서 입력 시, 면/과세 확인해서 입력할 것
5. 구매결재를 법인신용카드로 하는 경우, 구매입력 시 거래처를 '설꾸러미'로 지정할 것

1. 괴산잡곡/흙사랑: 픽업(매주 목요일 오전)
2. 나머지 업체(주문부터 배송까지 총3일) : 주문일(1일)/픽업(1일)/배송(1일)

1. 오창농협/농가생활/흙살림푸드: 목요일
2. 별별농부장터: 금요일
3. 증평농협: 수시(월~금)
4. 광진생협: 월요일, 화요일
5. 한도니, 느티나무식당: 목요일, 금요일
6. 괴산잡곡: 수요일, 목요일
7. 괴산지역: 수시(월~금) / 월요일, 화요일 권장
8. 괴산외 지역: 월요일, 화요일, 수요일 권장

거래처마다 기존에 거래해오던 품목의 단가 변동이 있을 경우, 이를 협의하고 반영해야 한다. 인상될 수도 있고, 인하될 수도 있기 때문에 유불리를 따지기 어렵다.
현재대로라면, 분기 또는 해마다 정기적으로 단가변동과 이를 반영하지 않고, 거래처에서 먼저 변동사항을 통보해오면, 이를 반영해왔다.

매입단가가 변경되면, 이에 맞춰서 공급단가도 변경되어야 한다. 현재(2022/2/23 기준) 거래하는 청주 4군데 거래처(별별,오창,흙살림,농가)는 매입단가 기준, 수수료 7% 를 붙여 정한다. 광진생협의 경우도 동일하게 7% 를 적용한다.

각 거래처별 납품단가가 나오면 이를 거래처에 메일로 송부한다(아래 참조).

괴산먹거리연대입니다. 단가가 변동된 품목들에 대해 공유드립니다.

안녕하세요. 괴산먹거리연대입니다.

현재 공급되고 있는 품목 중에서 단가가 변동된 품목에 대하여 공유를 드립니다.
첨부하여 보내드리는 엑셀파일을 검토부탁드립니다.

특별한 문제가 없다면, 3월 발주 건(3/1 이후)부터 반영하도록 하겠습니다. 감사합니다.

이후, 해당 수발주 담당자에게 유선으로 통보하고 검토요청을 한다. 시행 일인 3월 1일 이후, ERP 해당품목의 가격을 수정한다.

'일자'는 거래명세서에 적힌 날짜로 지정한다.
'메모사항' 발주목적 거래처를 적는다(자동으로 입력됨)
'발주' 버튼을 눌러서 발주한 리스트를 선택하여 불러온다.

'일자'는 배송납품한 날짜로 지정한다.

거래처명을 '소매면세, 소매과세' 로 지정한다. 예를 들어 A 라는 개인에게 과세와 면세 상품을 함께 판매한 경우에는 '면세' 따로 '과세' 따로 판매입력을 한다.

재고를 강제로 맞추기 위해 '기타이동 → 창고이동입력' 메뉴를 이용한다. '일자'는 인수증에 적힌 날짜 또는 실제 이동한 날짜로 지정한다.