물건을 주문하는 주체는 크게 2가지 경우로 나눠볼 수 있다.

1. 내부발주 : 내부에서 물건을 주문하는 경우(로컬푸드매장/학교급식/임산부/바우처/추석꾸러미 등등)
2. 외부발주 : 외부에서 물건을 주문하는 경우(오창농협/농가생활/별별농부장터/흙살림 등등)

각 프로젝트별 담당자가 발주계획서또는 발주서를 작성한다. 이때 발주서의 상태는 각각 '접수/발주통/완료' 로 구분된다.

1. 접수 : 발주서를 입력 후 저장한 단계
2. 발주통 : 해당 거래처에 발주 내역을 카톡/문자/통화 등으로 통보한 단계
3. 완료 : 해당 거래처로부터 발주 내역에 대한 승인을 얻은 단계(납기일자/시간 확정)

담당자는 위의 단계에 따라 발주서의 상태를 변경해야 한다. 완료단계가 되면, 정해진 납기일자에 물건을 가져온다. 이때 '거래명세서' 또는 '인수증'을 가져온다. 여기에는 납기일자/품목명/수량/단가 등이 표기된다.

외부 업체에서 카톡 또는 ERP(이카운트)를 통해, 주문서를 작성한다. 발주서를 입력한다.

발주서의 상태가 '완료' 이고, 거래명세서와 인수증을 가져왔다면 구매입력을 해야한다.

'재고I - 구매관리 - 구매입력' 을 클릭한다. 그리고 '발주' 버튼을 누른다. '발주서조회' 창에서 해당 리스트를 볼 수 있는데, 접수/발주통/완료 탭이 있다. 여기서 '완료' 탭을 눌러서 발주서 항목을 선택한다. 만일 접수나 발주통 상태에 있다면, 적용하지 않는다.

이때 발주서/거래명세서 또는 인수증 일 때, 적혀있는 단가(숫자)의 의미가 다르다.

해당 항목을 클릭하면, 해당 발주 항목이 입력목록에 자동으로 입력된다. 이때 '전량적용' 을 선택하는데, 만일 해당 항목이 입력되지 않는다면, '전체적용'을 클릭한다. 그러면 자동으로 입력될 것이다.

일자/거래처/입고창고/거래유형/프로젝트/부가세의 항목이 제대로 입력되었는지 확인하자.

일자 : 거래명세서나 인수증에 적힌 날짜로 지정
입고창고 : 100(본사창고) - 재고관리함, 200(매장창고) - 재고관리안함
거래유형 : 부가세율미적용 - 면세 상품일 경우 선택, 부가세율적용 - 과세상품 또는 면과세 상품이 함께 있을 경우, 선택하고 면세상품의 부가세를 0 으로 변경

'시리얼/로트' 를 클릭한다. 개인생산자명 또는 법인이름을 입력 후 검색하면, 선택한다. '재고수량' 을 확인 후, '입력수량'에 수량을 입력한다. '적용' 을 누른다. 모든 입력을 끝났다면, 하단의 '발주서 진행상태변경' 을 체크한다. 이때 '완료' 를 선택 후 저장한다.

※ 참고로 로컬매장의 발주서는 판매입력 없이 구매입력만 한다. 또한 입고창고를 200 으로 지정한다.

대량의 구매입력을 해야 한다면, 엑셀시트를 이용하는 것이 더 효율적이다.

앞 단계인 구매입력이 완료되었다면, 판매입력을 해야 한다. 판매입력을 하는 시기는 최장 1주일 기간이며 심지어 구매입력이 되지 않은 경우에도 판매입력이 될 수도 있다.
'재고I - 영업관리 - 판매입력' 을 선택한다. '구매입력'에서 입력한 데이터를 불러오기 위해 '구매' 버튼을 클릭한다. '확인' 탭을 눌러 해당 구매 건을 선택한다.
해당 구매 정보를 불러오는데, 거래처/담당자 항목은 직접 입력해야 한다.
'시리얼/로트' 를 선택한다. 개인생산자이름 또는 법인이름을 입력하여 검색한다. 재고수량을 확인하고 '입력수량'을 입력한다. 여기서는 판매된 수량을 입력한다. 적용을 누르고, 저장을 누른다.

여기서 언급하는 '시리얼/로트' 는 '생산자(법인)명/인증번호' 형태로 구성된다. 만일 새로운 생산자의 품목이 추가되었다면, 기존의 형태로 목록에 추가가 되어야 한다.
'재고II - 시리얼/로트No - 시리얼/로트No. 등록' 메뉴를 클릭하면, 현재 등록되어 있는 목록을 볼 수 있다.

1. '생산자명/인증번호/유효기간'의 형태로 하며, '생산자명' 은 인증서사이트에 표시된 '생산자명'으로 한다. 예를 들어 영농조합에 소속된 조합원의 감자라면, 영농조합이름을 생산자명으로 입력한다.
2. 인증번호가 없는 '일반' 품목은 '인증번호' 에 '일반'으로 정한다. 인증이 만료된 경우에는 '만료', 취소된 경우에는 '취소'로 입력한다.

추가하기 위해서 '신규' 버튼을 누른다.

위와 같이 입력 후 저장한다.

코드등록은 정해진 포맷의 시트에 입력 후, ERP 의 '웹자료올리기' 메뉴를 통해 등록한다. 해당 시트는 구글계정(countryfarmer0504@gmail.com)의 구글 드라이브의 'ERP자료' 아래의 '품목등록시트' 이다. 앞으로 계속해서 ERP 와 동기화해나갈 것이다.